Párování záznamů a duplicity

Synchronizace v Tappeeru je postavená tak, aby nezakládala duplicity, ani v Tappeeru, ani v cílovém systému; když si není jistá, nechá rozhodnutí na vás. Tato stránka vysvětluje, jak se záznamy párují, kdy synchronizace čeká na vaše rozhodnutí a jak spárování zkontrolovat nebo opravit.

Základní pravidla

Synchronizace se řídí čtyřmi pravidly:

Jedna firma, jeden řádek. V Tappeeru je každá skutečná firma (středisko, produkt…) nejvýše jednou.
Duplicita, která už v cílovém systému je, se nekopíruje. Druhý záznam téže firmy se naváže na stejný řádek Tappeeru jako jeho duplicita.
Slabá shoda jen navrhuje. Shoda podle názvu a adresy se nikdy nespáruje sama, jen čeká na vaše rozhodnutí.
Nejasný případ nic nezakládá. Když záznamu odpovídá víc kandidátů, synchronizace ho odloží, místo aby hádala.

Odložený záznam vás stojí jedno kliknutí; chybná duplicita hodiny úklidu v účetnictví.

Pojmy

Pojem	Význam
Vazba	Zapamatované spárování „tento řádek Tappeeru je tento záznam v cílovém systému“. Vede se pro každý konektor zvlášť.
Business klíč	Hodnota, na které se obě strany shodnou, například kód firmy nebo číslo faktury. Nastavuje se na záložce Transformace (viz Pole a transformace).
Náhradní klíč	Další klíč pro první spárování, když business klíč nic nenajde. U firem IČO, potom DIČ.
Značka	Id Tappeeru, které si plugin uloží do záznamu v cílovém systému. Podle ní se záznam pozná s jistotou.
Primární záznam a duplicita	Vede-li cílový systém tutéž firmu dvakrát, oba záznamy se navážou na jeden řádek Tappeeru. Jeden je Primární (do něj se zapisuje), ostatní jsou Duplicita (slouží jen k rozpoznání).

Jak se páruje příchozí záznam

Záznam, který přichází z cílového systému do Tappeeru, prochází tyto kroky, dokud některý neuspěje:

Krok	Podle čeho	Výsledek
1	Existující vazba	Spárováno. Nejčastější případ u každého dalšího běhu.
2	Značka v záznamu cílového systému	Spárováno s jistotou.
3	Business klíč	Jeden volný řádek: spárováno. Více volných řádků: odloženo k rozhodnutí. Jen řádky spárované s jinými záznamy: pokračuje se dalším krokem.
4	Náhradní klíče: IČO, potom DIČ (jediné silné klíče)	Jeden volný řádek: spárováno. Více: odloženo. Žádný volný, ale právě jeden řádek už spárovaný s jiným záznamem: záznam se stane jeho duplicitou. IČO a DIČ ukazující na různé řádky: odloženo.
5	Slabý klíč: název a PSČ, případně název a obec (jen u firmy bez IČO i DIČ)	Nikdy nespáruje sám, jen navrhne kandidáty v sekci Čekající shody.
6	Žádný klíč nenašel žádný řádek	V Tappeeru se založí nový řádek.

„Volný“ řádek je řádek, který v tomto konektoru ještě není spárovaný s jiným záznamem.

Pokud klíče našly jen řádky, které už jsou spárované s jinými záznamy (a záznam se nestal duplicitou podle IČO nebo DIČ), nový řádek se nezaloží: záznam se odloží do sekce Čekající shody s těmito řádky jako kandidáty.

Klíče se porovnávají v normalizovaném tvaru, takže drobné rozdíly v zápisu duplicitu nezpůsobí: IČO 1572377 i 015 72 377 je totéž, DIČ cz 01572377 je CZ01572377, u názvu se nepřihlíží k velikosti písmen, diakritice ani právní formě (s.r.o., a.s.). IČO s chybným kontrolním součtem nestačí k tomu, aby se záznam stal duplicitou; takový záznam se odloží.

Některé konektory mají jako náhradní klíč nastavený i e-mail. Ten může spárovat záznam jen s volným řádkem; najde-li jen řádky spárované s jinými záznamy, záznam se odloží a duplicita nevznikne.

Jak se páruje odchozí záznam

Záznam, který Tappeer odesílá do cílového systému:

Má-li vazbu, aktualizuje se spárovaný záznam v cílovém systému.
Nemá-li ji, Tappeer se cílového systému zeptá podle klíče a náhradních klíčů. Právě jeden nález se převezme a aktualizuje.
Více nálezů: záznam se přeskočí s důvodem ambiguous-target-match a nic se nezaloží. Duplicitu je potřeba odstranit v cílovém systému.
Nic nenalezeno: záznam se v cílovém systému založí, pokud to konektor umožňuje.

Záznam v cílovém systému, který už drží vazba jiného řádku Tappeeru, se nikdy nepřepíše.

U Money S3 se firmy při zápisu ztotožňují podle kódu partnera, pokud je v nastavení instalace zapnutá volba „Spravovat konfiguraci XML přenosů“ (výchozí stav). Firmu bez kódu Money S3 založí a kód jí přidělí samo. Dvě firmy se stejným kódem partnera Money S3 odmítne a záznam selže; duplicitní kód je potřeba opravit v Money S3.

Čekající shody

Příchozí záznamy, které mohou patřit k více řádkům Tappeeru nebo které našel jen slabý klíč, čekají na vaše rozhodnutí. Najdete je v konektoru na záložce Vazby, v sekci Čekající shody. Počet čekajících ukazuje číslo u názvu záložky; sekce se zobrazí, jen když něco čeká. Opakovaný běh nevytvoří další položku, jen obnoví stávající.

U každé shody vidíte Externí id a v poli Řádek Tappeeru navržené řádky (Vyberte řádek…). Řádek si můžete prohlédnout přes Otevřít řádek.

Akce	Co udělá
Potvrdit	Záznam se spáruje s vybraným řádkem a jeho data se do řádku zapíšou. Má-li řádek už primární záznam, stane se potvrzený záznam jeho duplicitou: slouží jen k rozpoznání a žádná data se z něj nezapíšou.
Odmítnout	Záznam se nespáruje s žádným z navržených řádků. Šlo-li o slabou shodu (název a PSČ či obec), příští synchronizace ho vezme jako nový. Šlo-li o nejednoznačnou shodu podle business klíče, IČO nebo DIČ, nebo o řádky spárované s jinými záznamy, příští synchronizace ho znovu odloží do sekce Čekající shody. Záznam odložený proto, že jeho kód mezitím převzal jiný řádek, synchronizace po odmítnutí přeskakuje a znovu ho nenabídne, dokud má ve zdroji stejný kód.
Potvrdit zobrazené	Potvrdí všechny zobrazené shody. Každý záznam se spáruje s řádkem vybraným v jeho nabídce; kde jste nevybrali jiný, je to první návrh.
Odmítnout vše	Odmítne všechny čekající shody konektoru, i ty, které nejsou zobrazené.

Potvrzení nejde vrátit

Data příchozích záznamů se při potvrzení zapíšou do vybraných řádků (kromě záznamů, které se stanou duplicitou). Špatně vybraný řádek tím přepíšete a vrátit to zpět nelze. Odmítnutí slabé shody naopak může vést k tomu, že příští synchronizace záznam založí jako nový řádek, tedy jako duplicitu. Odmítnutá nejednoznačná shoda se při příští synchronizaci objeví znovu. Výjimkou je záznam, jehož kód převzal jiný řádek: po odmítnutí se přeskakuje a vrátit to jde jen změnou kódu ve zdroji.

U faktur lze shodu potvrdit jen tehdy, když fakturu v jejím současném stavu lze upravit. Jinak ji vraťte k editaci, případně obnovte stránku, a shodu potvrďte znovu.

Přehled vazeb

Pod čekajícími shodami je na záložce Vazby seznam Vazby: všechna spárování, která konektor vytvořil, včetně uzavřených. Hledat můžete podle business klíče, externího klíče nebo id a filtrovat podle sloupce Stav.

Sloupce: Business klíč, Řádek Tappeeru, Externí záznam, Stav, Spárováno, Poslední synchronizace.

Stav	Význam
Aktivní	Platné spárování, synchronizace podle něj zapisuje.
Čeká	Shoda čeká na rozhodnutí v sekci Čekající shody.
Odmítnutá	Shodu někdo odmítl.
Zrušená	Vazbu někdo zrušil; zůstává jen jako historie.

Sloupec Spárováno říká, podle čeho vazba vznikla:

Hodnota	Význam
Existující vazba	Záznam už byl spárovaný dříve.
Kód, IČO, DIČ, E-mail, Číslo faktury	Spárováno podle uvedeného klíče.
Značka	Spárováno podle id Tappeeru uloženého v cílovém systému.
Založeno synchronizací	Záznam synchronizace založila, protože protějšek neexistoval.
Ručně	Spárování potvrdil nebo změnil uživatel.

Vazba, jejíž záznam cílový systém při úplné synchronizaci už nevrátil nebo ho nahlásil jako smazaný, nese poznámku „Ve zdroji chybí od …“. Co se pak stane s řádkem v Tappeeru, určuje nastavení Smazané záznamy.

Oprava vazby

U aktivní vazby máte dvě akce:

Zrušit vazbu — uzavře spárování, v seznamu zůstane jako historie. Příští synchronizace záznam spáruje znovu podle business klíče a náhradních klíčů. Když nic nenajde, vezme ho jako nový a může ho založit jako duplicitu; když se shoduje víc řádků, záznam počká v sekci Čekající shody.
Změnit řádek — naváže externí záznam na jiný řádek Tappeeru. Zadejte Business klíč řádku, klikněte na Vyhledat a vyberte řádek. Příští příchozí synchronizace pak zapíše záznam do vybraného řádku, příští odchozí odešle vybraný řádek do externího záznamu. Předchozí spárování zůstane jako historie.

Každé rozhodnutí se zapíše do událostí konektoru i s tím, kdo ho udělal.

Duplicity v cílovém systému

Vede-li cílový systém jednu firmu vícekrát (například dodavatel založený dvakrát se stejným IČO), Tappeer z toho neudělá dvě firmy. Druhý záznam naváže jako duplicitu k jednomu řádku.

Přehled najdete v monitoru konektoru v sekci Duplicity v cílovém systému; sekce se zobrazí, jen když konektor nějaké duplicity má. U každého řádku Tappeeru vidíte:

Shodný klíč – údaj, který mají záznamy v cílovém systému společný (například IČO), a proto jde o duplicitu.
Primární záznam (Primární) a duplicity (Duplicita), každý s id a externím klíčem v cílovém systému (u firmy v ABRA Flexi jde o kód).
Spárováno podle – jak a kdy se záznam s řádkem Tappeeru spároval, například podle kódu při první synchronizaci a podle IČO u později nalezené duplicity. Nejde o hodnotu pole záznamu.

Jak se duplicita chová:

Data duplicity se do Tappeeru nezapisují. Změny z Tappeeru jdou jen do primárního záznamu.
Doklad vystavený v cílovém systému na duplicitu se přiřadí ke stejné firmě v Tappeeru.
Tlačítkem Nastavit jako primární zvolíte, který záznam má dostávat změny z Tappeeru. Platí od příští synchronizace a změna se zapíše do událostí konektoru.
Zmizí-li primární záznam z cílového systému a duplicita tam zůstane, stane se duplicita primární sama (v aktivitě jako „Duplicitní záznam firmy se stal primárním“).

Duplicity je potřeba uklidit v cílovém systému; přehled vám k tomu slouží. Do té doby jen určujete, kam se zapisuje.

Odkazy mezi záznamy

Faktura v cílovém systému odkazuje na firmu přes vazbu konektoru firem, který čte stejnou instalaci cílového systému. Tappeer se nikdy nespoléhá na to, že si cílový systém firmu dohledá sám.

Firma je spárovaná: faktura se odešle s id firmy v cílovém systému.
Firma spárovaná není: Tappeer nejdřív odešle firmu podle pravidel konektoru firem, potom fakturu.
Firmu nejde dohledat ani založit: faktura se přeskočí s důvodem partner-not-linked. Pokud IČO nebo DIČ firmy odpovídá v cílovém systému více záznamům, přeskočí se s důvodem ambiguous-partner.
Na instalaci není žádný konektor firem: faktura se odešle bez odkazu na firmu a běh na to upozorní.

Jak to opravit:

Ověřte, že pro stejnou instalaci existuje zapnutý konektor firem s odchozím směrem (viz Přidání a nastavení konektoru a Cílové systémy a instalace).
Zkontrolujte, zda firmu nevyřazuje jeho filtr (například jen aktivní firmy) a zda nečeká v sekci Čekající shody.
Při ambiguous-partner odstraňte duplicitní firmu v cílovém systému.
Faktura se odešle při příští synchronizaci; nemusíte ji upravovat.

Proto vždy nejdřív nastavte a spusťte konektor firem, teprve potom konektory dokladů.

Potřebná oprávnění

Všechny akce na záložce Vazby a v sekci duplicit vyžadují oprávnění spravovat integrace (role Administrátor nebo Správce bezpečnosti). Potvrdit, Potvrdit zobrazené, Změnit řádek a Nastavit jako primární navíc vyžadují oprávnění k dané entitě. Odmítnout, Odmítnout vše a Zrušit vazbu žádné další oprávnění nepotřebují.

Konektor pro	Další potřebné oprávnění	Má ho role
Faktury	upravovat faktury	Administrátor, Účetní
Firmy	spravovat firmy	Administrátor, Účetní
Střediska	spravovat nákladová střediska	Administrátor
Zakázky	spravovat zakázky	Administrátor
Produkty	spravovat produkty	Administrátor
Pozice org. struktury a jejich členy	spravovat pozice org. struktury	Administrátor
Objednávky, příjemky	žádné	—

Chybí-li vám oprávnění, tlačítka jsou neaktivní a panel řekne, které oprávnění potřebujete. Stejné oprávnění k entitě vyžaduje u příchozího konektoru i změna příchozích pravidel na záložce Transformace.

Co dělat, když…

Situace	Co udělat
V Tappeeru jsou najednou dvě stejné firmy	Zkontrolujte na záložce Vazby, zda nebyla odmítnuta shoda nebo zrušena vazba. Sjednoťte data a vazbu opravte přes Změnit řádek.
U záložky Vazby svítí číslo	Na rozhodnutí čekají shody. Projděte je v sekci Čekající shody; dokud čekají, záznamy se nesynchronizují.
Odchozí záznam se přeskakuje s `ambiguous-target-match`	Cílový systém má záznam pod stejným klíčem vícekrát. Odstraňte duplicitu tam; detail běhu vypisuje kolidující id.
Faktura se přeskakuje s `partner-not-linked`	Firma není spárovaná a nejde ji odeslat. Postupujte podle části Odkazy mezi záznamy.
Změny z Tappeeru se zapisují do jiné karty firmy, než chcete	Firma má v cílovém systému duplicitu. V sekci Duplicity v cílovém systému zvolte Nastavit jako primární u správného záznamu.
Záznam smazaný v cílovém systému je v Tappeeru stále	Konektor má režim Jen označit, záznam něco používá, čeká v pozdržené dávce, nebo od smazání neproběhla úplná synchronizace bez chyb záznamů. Zkontrolujte Smazané záznamy a v monitoru Chybějící záznamy.
Chcete změnit business klíč	Nejdřív Zkontrolovat kolize, pak uložit. Počítejte s tím, že se vazby převedou na nový klíč (viz Pole a transformace).
Potvrzení shody faktury selže	Faktura v současném stavu nejde upravit. Vraťte ji k editaci a shodu potvrďte znovu.