Ověřování bankovních účtů
Tappeer platí jen na ověřený bankovní účet, nikdy na účet, který je jen vytištěný na faktuře. Změna účtu dodavatele je nejčastější podvod v placení faktur, proto účet ověřují dva různí lidé.
Kde účty najdete
- Účty partnera jsou na stránce partnera v sekci Bankovní účty k platbám, pod formulářem s údaji firmy. Seznam účtů ve formuláři (synchronizovaný z ERP) je jen to, co partner nahlásil; platit se dá jen na účty v sekci pro platby.
- Účty naší firmy jsou v Nastavení systému → Bankovní účty.
Běžně se ukazují aktivní účty. Přepínač Zobrazit i neaktivní, zamítnuté a zrušené ukáže i účty, které už jsou jen historie.
Stavy účtu
| Stav | Co znamená |
|---|---|
| Neověřený | Účet je přidaný, nikdo ho zatím nepodepsal. |
| Čeká na druhý podpis | První podpis je dán, chybí druhý od jiného uživatele. |
| Ověřený | Účet podepsali dva různí lidé. Jen na takový účet se dá platit. |
| Zamítnutý | Někdo účet odmítl. Znovu použít nejde. |
| Zrušený | Ověření bylo zrušeno. Znovu použít nejde. |
Zamítnutý nebo zrušený účet už zpátky nevrátíte. Když ho potřebujete znovu, přidejte ho jako nový účet a ten projde ověřením od začátku.
Dva podpisy
- Účet přidá uživatel, přijde z ERP, nebo ho přijmete z faktury. Začíná jako Neověřený.
- Někdo s oprávněním podepisovat dá první podpis. Účet pak čeká na druhý podpis.
- Druhý podpis musí dát někdo jiný: ne ten, kdo účet přidal, ne ten, kdo dal první podpis, a ne ten, kdo účet naposledy upravil. Pak je účet Ověřený.
Před druhým podpisem Tappeer ukáže, kdo dal první podpis. Když ho dal systém, ukáže i podklady jeho kontroly. Pokud registr uvádí u účtu jiný název firmy, než má partner, Tappeer na to upozorní. Než podepíšete, ověřte, že jde o stejnou firmu.
Ověřený účet se dá zrušit a neověřený zamítnout; stačí k tomu jeden uživatel. Účet, který už nepotřebujete, můžete deaktivovat; zůstane v historii. U každého účtu je Historie: co se s ním dělo, kdo to udělal a kdy.
Systémová kontrola
V Nastavení systému → Bankovní účty můžete zapnout Systém smí dát první podpis. Systém pak dá první podpis sám, když má nezávislý důkaz:
- účet dřív nahlásilo vaše ERP, než ho Tappeer kdy do ERP poslal, nebo
- účet zveřejňuje registr plátců DPH (Finanční správa ČR nebo Finančná správa SR) u IČO a DIČ partnera.
Údaje z faktury systém za důkaz nikdy nepovažuje. Druhý podpis dává vždy uživatel.
Když se partnerovi od kontroly v registru změní IČO nebo DIČ, podpis systému přestane platit a druhý podpis nejde dát. Účet zamítněte a přidejte znovu, aby se zkontroloval znovu.
Účet z faktury
Když účet na faktuře není mezi ověřenými účty dodavatele, nebo dodavatel zatím žádný ověřený účet nemá, ukáže to faktura v kontrolách. U takového nálezu je tlačítko Přijmout jako nový účet: účet se přidá k partnerovi jako neověřený a dál prochází dvěma podpisy. Ověřený účet tím nikdy nenahradíte.
Kdo co smí
- Přidat, upravit a deaktivovat účet smí ten, kdo spravuje firmy (role Účetní a Administrátor).
- Podepsat, zamítnout a zrušit účet smí role Účetní a Administrátor.
- Zapnout nebo vypnout systémovou kontrolu smí ten, kdo spravuje nastavení účtu (role Administrátor a Správce bezpečnosti). Vidí ji každý.
Více o rolích: Role a oprávnění.